Regulamin Uczestnictwa
Warunki Uczestnictwa w Wycieczkach i Pielgrzymkach Organizowanych przez Dorothy Travel LLC
1. Definicje
• Wycieczka lub Pielgrzymka – zorganizowana podróż turystyczna lub religijna oferowana przez Dorothy Travel.
• Organizator – Dorothy Travel LLC, odpowiedzialna za organizowanie wycieczek/pielgrzymek.
• Uczestnik / Klient – osoba, która dokonuje rezerwacji i bierze udział w wycieczce/pielgrzymce.
• Zaliczka (depozyt) – kwota $1000, która gwarantuje miejsce w grupie i jest wymagana do dokonania rezerwacji; podlega zwrotowi wyłącznie w przypadkach określonych w niniejszym regulaminie.
2. Rezerwacja
Aby dokonać rezerwacji, uczestnik musi skontaktować się z organizatorem i uiścić zaliczkę w wysokości $1000 oraz przesłać kopię paszportu.
• Dokonując rezerwacji i płacąc zaliczkę, klient oświadcza, że zapoznał się z warunkami uczestnictwa w wycieczce/pielgrzymce, programem oraz zakresem usług i akceptuje je bez zastrzeżeń.
• Zaliczka gwarantuje miejsce w grupie.
• Rejestracje przyjmowane są do daty określonej w programie lub do momentu zapełnienia listy uczestników.
• Osoba dokonująca rezerwacji, po zapłaceniu zaliczki i przesłaniu wymaganych informacji, potwierdza, że zapoznała się z warunkami i je akceptuje.
• Uczestnik, dokonując rezerwacji, potwierdza, że jego stan zdrowia pozwala na uczestnictwo w wycieczce/pielgrzymce.
• Uczestnik odpowiada za sprawy związane z wizą i paszportem (ważność paszportu musi wynosić co najmniej 6 miesięcy od daty przyjazdu, a dane w paszporcie muszą zgadzać się z danymi w rejestracji).
3. Metody Płatności
• Czek wystawiony na:
DOROTHY TRAVEL
330 Changebridge Road
Suite 101
Pine Brook, NJ 07058
• Przelew bankowy na konto biznesowe Dorothy Travel w Chase Bank.
• Przelew bankowy na konto biznesowe Dorothy Travel w Polsko-Słowiańskiej Federalnej Unii Kredytowej.
• Zelle
Informacje o numerach kont i Zelle zostaną podane w "liście powitalnym".
4. Wymagane Informacje
Uczestnik jest zobowiązany do wysłania poniższych informacji na adres e-mail: info@dorothy-travel.com:
• Nazwa wycieczki,
• Pełne imię i nazwisko uczestnika,
• Numer telefonu,
• Kopia paszportu,
• Ważność paszportu (min. 6 miesięcy po dacie powrotu),
• W przypadku wyboru pokoju jednoosobowego (za dodatkową opłatą), należy zgłosić to mailowo,
• Imię i numer telefonu osoby do kontaktu w nagłych przypadkach.
• Brak przekazania kompletnych danych osobowych lub przekazanie danych nieprawidłowych skutkuje naliczeniem przez linie lotnicze kary w wysokości 300 USD, którą w całości ponosi Klient.
• Uczestnik jest zobowiązany zgłosić jakiekolwiek wymagania dietetyczne (np. alergie, wegetariańska/wegańska, bezglutenowa) w momencie rezerwacji lub najpóżniej na 2 tygodnie przed wylotem. Organizator nie odpowiada za niewłaściwe przygotowanie posiłków, jeśli te wymagania nie zostały zgłoszone z wyprzedzeniem.
5. Płatności
Uczestnik jest zobowiązany do dokonania płatności w terminach wskazanych przez organizatora.
• Czeki należy wysłać z wyprzedzeniem, aby dotarły przed terminem płatności.
• W przypadku opóźnienia płatności organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia uczestnika z listy, a klient ponosi odpowiedzialność za opłaty związane z anulowaniem rezerwacji.
• Brak pełnej płatności (ostatnia rata) będzie traktowany jako rezygnacja, co skutkuje utratą zaliczki lub wcześniejszych wpłat.
• Opóźniona płatność wiąże się z karą w wysokości $100.
6. Zakwaterowanie
Programy obejmują zakwaterowanie w pokojach dwuosobowych. Pokoje jednoosobowe dostępne są w ograniczonej liczbie lub mogą być niedostępne; w przypadku ich dostępności obowiązuje dodatkowa opłata.
• Klienci zainteresowani pokojem jednoosobowym zobowiązani są zgłosić taką prośbę mailowo na etapie rezerwacji.
• Przydział pokoju jednoosobowego zależy od dostępności i nie jest gwarantowany, nawet po wcześniejszym zgłoszeniu.
• Jeżeli uczestnik zgłasza się indywidualnie, nie posiada osoby towarzyszącej do pokoju, a brak jest dostępnych pokoi jednoosobowych oraz drugiego uczestnika do zakwaterowania w pokoju dwuosobowym, organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału w wycieczce.
W takim przypadku wpłacona zaliczka (depozyt) zostanie w całości zwrócona, a uczestnik nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów.
7. Ubezpieczenie
Zakup ubezpieczenia turystycznego i zdrowotnego jest obowiązkowy, aby chronić się przed skutkami nieprzewidzianych zdarzeń, takich jak choroba, opóźnienia, utrata bagażu itp.
• Koszt ubezpieczenia nie jest wliczony w cenę wycieczki.
• Uczestnik jest odpowiedzialny za zakup ubezpieczenia we własnym zakresie.
• Dorothy Travel nie ponosi odpowiedzialności za skutki niezakupu ubezpieczenia.
• Ubezpieczenie można już wykupić po wpłaceniu 1-szej raty.
• Narzędzie do wyszukiwania ubezpieczeń: https://www.travelinsurance.com.
8. Przesyłanie Informacji
Uczestnicy otrzymają dwa e-maile organizacyjne:
• Pierwszy e-mail – wysyłany po zamknięciu rejestracji na wycieczkę/pielgrzymkę, zawierający harmonogram lotów, informacje o ubezpieczeniu oraz szczegóły dotyczące nadchodzących płatności,
• Drugi e-mail – wysyłany około 2,5-3 tygodnie przed wyjazdem, zawierający bilet lotniczy, szczegóły dotyczące bagażu, programu, wymiany walut, ubezpieczenia i inne informacje organizacyjne.
9. Odpowiedzialność za Podróż
Organizatorzy działają w imieniu klienta, ale nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek obrażenia, straty, opóźnienia lub inne nieprzewidziane zdarzenia związane z organizowaniem wycieczki/pielgrzymki.
10. Warunki Anulowania:
• Anulowanie powyżej 150 dni przed wyjazdem: zwrot 100% depozytu.
• Anulowanie między 150-120 dni przed wyjazdem: zwrot depozytu minus kara w wysokości $100.
• Anulowanie między 119-90 dni przed wyjazdem: zwrot depozytu minus kara w wysokości $400.
• Anulowanie między 89-60 dni przed wyjazdem: utrata 100% depozytu.
• Anulowanie między 59-30 dni przed wyjazdem: utrata 75% kosztów wycieczki.
• Anulowanie mniej niż 30 dni przed wyjazdem: utrata 100% kosztów wycieczki.
11. Zgłoszenie Rezygnacji z Wyjazdu
Wszystkie rezygnacje oraz wnioski o zwrot muszą zostać potwierdzone drogą mailową.
Uczestnik, który decyduje się na rezygnację z wyjazdu, zobowiązany jest do wysłania stosownego zgłoszenia na adres e-mail: support@dorothy-travel.com
Prosimy o dołączenie do wiadomości niezbędnych informacji, takich jak nazwa grupy oraz przyczyna rezygnacji, aby umożliwić sprawne rozpatrzenie zgłoszenia.
Zgłoszenia kwalifikujące się do zwrotu będą rozpatrywane i realizowane w ciągu 14 dni roboczych, a zwroty będą wysyłane pocztą.
12. Zasady zachowania i komunikacji uczestników
Uczestnicy programu zobowiązani są do zachowania kultury osobistej oraz okazywania szacunku wobec organizatora, przewodników, kadry programu oraz innych uczestników. Niedopuszczalne jest stosowanie języka wulgarnego, obraźliwego, agresywnego lub poniżającego.
Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania poleceń przewodnika, obowiązujących przepisów prawa oraz zwyczajów krajów odwiedzanych w trakcie programu. Każdy uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność za swoją punktualność oraz obecność w wyznaczonych miejscach zbiórek.
W przypadku naruszenia powyższych zasad organizator zastrzega sobie prawo do podjęcia odpowiednich działań, w tym udzielenia ostrzeżenia, a w uzasadnionych przypadkach wykluczenia uczestnika z programu bez prawa do zwrotu kosztów. W sytuacjach poważnych naruszeń, takich jak naruszenie dóbr osobistych, zniesławienie lub nękanie, organizator zastrzega sobie możliwość podjęcia stosownych kroków prawnych.
13. Zmiany w programie oraz siła wyższa
Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie, kolejności realizacji poszczególnych punktów lub godzin świadczeń w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od organizatora.
Do takich okoliczności zalicza się w szczególności: warunki atmosferyczne, decyzje linii lotniczych, opóźnienia lub odwołania lotów, ograniczenia operacyjne portów lotniczych, działania służb lotniczych, decyzje władz lokalnych, strajki, klęski żywiołowe, sytuacje nadzwyczajne oraz inne zdarzenia o charakterze siły wyższej.
W przypadku ich wystąpienia organizator ma prawo dokonać zmian w programie, w tym zmienić kolejność świadczeń, godziny przelotów, środki transportu, przewoźnika lotniczego, a także – w uzasadnionych sytuacjach – klasę przelotu, jeśli będzie to konieczne do realizacji programu.
Zmiany wynikające z działania siły wyższej lub decyzji podmiotów trzecich (w szczególności linii lotniczych lub zarządzających portami lotniczymi) nie stanowią podstawy do roszczeń wobec organizatora. Organizator dołoży jednak wszelkich starań, aby zapewnić świadczenia o standardzie możliwie najbardziej zbliżonym do pierwotnie planowanego.
14. Bilety lotnicze – sytuacje nadzwyczajne
W przypadku rezerwacji biletów lotniczych w taryfie grupowej linie lotnicze mogą – z przyczyn operacyjnych lub logistycznych – dokonywać zmian w przydziale miejsc, konfiguracji kabiny, klasie podróży poszczególnych uczestników lub zmiany samolotu.
Może to obejmować w szczególności:
- zmianę miejsc w samolocie,
- rozdzielenie uczestników w różnych częściach kabiny,
- przydzielenie miejsc w innej klasie podróży niż pierwotnie planowana (w ramach dostępności operacyjnej)
- Wszelkie decyzje w powyższym zakresie podejmowane są wyłącznie przez linie lotnicze i pozostają poza kontrolą organizatora. Zmiany te nie stanowią podstawy do reklamacji ani roszczeń wobec organizatora.
15. Reklamacje:
a. Transport lotniczy
Reklamacje dotyczące usług świadczonych przez linie lotnicze (w tym opóźnień, zmian w rozkładzie lotów, jakości usług na pokładzie lub innych kwestii związanych z transportem lotniczym) mogą być zgłaszane wyłącznie po zakończeniu programu.
Reklamacja musi zostać złożona w terminie do 7 dni od daty zakończenia programu i powrotu uczestnika, wyłącznie drogą elektroniczną na adres: support@dorothy-travel.com. Reklamacje złożone po tym terminie nie będą rozpatrywane. Czas rozpatrzenia reklamacji wynosi do 14 dni roboczych.
b. Realizacja programu
Wszelkie uwagi i zastrzeżenia dotyczące realizacji programu powinny być zgłaszane niezwłocznie w trakcie jego trwania bezpośrednio do organizatora, przewodnika lub przedstawiciela Dorothy Travel. Zgłoszenie na miejscu umożliwia podjęcie działań naprawczych w trakcie trwania programu. Reklamacje dotyczące realizacji programu zgłoszone po jego zakończeniu nie będą przyjmowane ani rozpatrywane.
16. Rezerwacje grupowe - Przydział miejsc
a. Samolot
Rezerwacje grupowe realizowane są poprzez blokadę określonej puli miejsc dla całej grupy, przy czym konkretne miejsca w samolocie przydzielane są automatycznie przez system linii lotniczej.
Przydział miejsc odbywa się zgodnie z zasadami obowiązującymi u danego przewoźnika lotniczego oraz w zależności od dostępności miejsc w ramach rezerwacji grupowej.
Miejsca przydzielane są automatycznie przez system linii lotniczej, co oznacza, że:
- uczestnicy nie mają możliwości wyboru konkretnych miejsc,
- Organizator nie ma wpływu na sposób przydziału miejsc i nie ponosi odpowiedzialności za decyzje linii lotniczej w tym zakresie.
b. Autokar
Przydział miejsc w autokarze odbywa się według kolejności zgłoszeń oraz potwierdzenia udziału w programie poprzez wpłatę depozytu.
Osoby zapisane wcześniej otrzymują miejsca bliżej przedniej części autokaru, natomiast kolejne miejsca przydzielane są zgodnie z chronologiczną kolejnością zapisów.
Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany przydziału miejsc w autokarze w uzasadnionych przypadkach, w szczególności z przyczyn organizacyjnych, technicznych lub logistycznych.
17. Rola organizatora oraz przewodnika
Organizator odpowiada za przygotowanie programu wyjazdu, jego organizację oraz rezerwację świadczeń, w tym transportu, noclegów i usług przewodnickich, a także kontakt z uczestnikami od momentu zapisu.
Organizator lub przedstawiciel Dorothy Travel uczestniczy w rozpoczęciu wyjazdu, w szczególności podczas zbiórki na lotnisku, weryfikacji obecności uczestników oraz organizacji wylotu.
Na miejscu docelowym grupa zostaje przekazana pod opiekę przewodnika, który odpowiada za bieżącą realizację programu, przekazywanie informacji oraz kontakt z uczestnikami.
Od momentu rozpoczęcia realizacji programu wszelkie pytania dotyczące harmonogramu, zwiedzania oraz organizacji dnia należy kierować bezpośrednio do przewodnika.
Organizator w trakcie wyjazdu pełni funkcję koordynacyjną i nadzorczą, w szczególności w zakresie rozwiązywania sytuacji organizacyjnych, logistycznych lub nadzwyczajnych.
18. Przetwarzanie Danych Osobowych
Zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO), dane osobowe uczestników (takie jak imię, nazwisko, dane kontaktowe) będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji wycieczki/pielgrzymki a następnie usuwane nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia.
• Dane te nie będą udostępniane osobom trzecim, chyba że wymaga tego prawo lub organizacja podróży.
• Uczestnicy mają prawo dostępu do swoich danych i ich poprawiania.
19. Wykorzystanie Materiałów Promocyjnych
Uczestnik wyraża zgodę na wykorzystywanie zdjęć, filmów oraz materiałów promocyjnych z wycieczek do celów marketingowych przez Dorothy Travel, chyba że zgłosi pisemny sprzeciw.